Blog

Batenburg kiest voor Arinto Planning

De Rotterdamse technisch dienstverlener Batenburg heeft beslist de planning van zijn IT-departement te optimaliseren met Arinto. De keuze voor Arinto als intelligente planningstool past naadloos in het DNA van Batenburg: “Smarter Focus. Brighter Tomorrow.”

Batenburg Techniek werkt in het hart van de smart industry, en richt zich op het slimmer, veiliger en duurzamer maken van de industrie en infrastructuur. Elke dag opnieuw geven meer dan 1000 specialisten het beste van zichzelf om klanten te ondersteunen. Het optimaliseren van al deze processen was voor Batenburg van cruciaal belang. Zij waren voor hun interne IT-dienst nadrukkelijk op zoek naar een planningstool die niet alleen overzichtelijk en makkelijk te gebruiken is, maar die ook rekening kan houden met meerdere randvoorwaarden van een opdracht. De beschikbaarheid van een medewerker en de urgentie van de opdracht zijn daar enkele voorbeelden van.

Arinto gaat verder dan andere oplossingen.

Klanten als Batenburg zijn perfecte voorbeelden die aantonen hoe specifiek Arinto kan worden ingezet. Als een planning zeer complex wordt omdat er met uiteenlopende vereisten moet rekening gehouden worden bereiken veel toepassingen vaak hun limiet.

Een optimale planning ligt aan de basis van een bedrijf dat het beschikbare personeel zo efficiënt mogelijk inzet. Dit bespaart tijd en kosten die men vaak wilt vermijden. Anderzijds verbetert een optimale planning de interne communicatie tussen collega’s en andere departementen.”

Meer info over de toegevoegde waarde van Arinto voor Batenburg wordt later in dit traject toegevoegd in de officiële case.

Hoe kunnen wij jou helpen?

Beter plannen is beter werken. Kunnen we daarbij helpen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking. We lichten graag toe wat een optimale planning voor jouw bedrijf zal betekenen.

lees meer
Batenburg kiest voor Arinto Planning

Interview met Bart Cleeren

Recent groeide ons team uit met nieuweling Bart Cleeren. We stellen hem graag even aan jullie voor op basis van enkele vragen en antwoorden.

Bart, wat is jouw rol binnen Arinto?

Ik ben een full stack-developer, en dus programmeer zowel de front- als backend-functionaliteiten van Arinto Planning software.

Hoe ervaarde je het sollicitatieproces bij Arinto?

Mijn sollicitatie bij Arinto verliep volledig zonder stress, ondanks dat het wèl één van mijn eerste sollicitatiegesprekken was. Ik werd zeer goed onthaald door iedereen, echt een leuke ervaring.

Hoe heb je gevierd dat je bij Arinto kon beginnen werken?

In eerste instantie spring je een gat in de lucht, natuurlijk. Ik heb daarna enkele vrienden opgetrommeld om samen iets te gaan drinken op café.

Wat is je grootste uitdaging geweest tot nu bij Arinto?

Angular leren was sowieso een uitdaging. Angular is een scriptietaal van Google die ik nog niet kende, maar die we bij Arinto zeer intensief gebruiken. Ik heb in het begin enkele weken lang filmpjes gekeken over hoe het werkt en ben er nog steeds over aan het bijleren. Een dikke pluim ook voor mijn collega’s. Hun ondersteuning in dit leerproces is fantastisch!

Ik kijk enorm uit naar de uitdagingen die er nog aan gaan komen. Tijdens mijn opleiding kregen we ooit de opdracht een zeer ingewikkeld programma te schrijven. Dat Eureka-moment, waarbij debugging geen fouten meer tegen kwam,  is geweldig. Op dat moment weet je dat je een moeilijke taak tot een goed einde gebracht hebt. Ik hoop dat soort gevoelens bij Arinto nog zeer regelmatig te mogen ervaren.

Een goede planning helpt om….

Je werkdag productiever te maken. Dat is weliswaar een werkpuntje voor mij.

Je bent jarig en trakteert je collega’s op….?

Zelfgemaakte brownies, zonder twijfel. En dan bedoel ik ook echt zelfgemaakt, hè. Ik doe niet mee aan die Dr. Oetker-pakjes waarbij je eigenlijk geen werk hebt. Als ik brownies maak dan begin ik van nul te werken. Jammer genoeg ben ik net verjaard. Het zal dus nog even duren eer mijn collega’s kunnen oordelen of mijn brownies op iets trekken of niet.

Had je 10 miljoen, wat zou jij dan doen?

Een huis kopen. Ik zou niet weten wat ik anders zou kopen. Een huis is een slimme investering, en je bent voor altijd verlost van huurkosten. Wie zou dat niet willen?

lees meer
Interview met Bart Cleeren

Planning voor Steden en Gemeenten

Optimale planning voor Steden en Gemeenten!

Steden en gemeenten krijgen burgermeldingen via verschillende kanalen, van
omgevallen bomen tot suggesties voor een mooiere stad. Of ze ook optimaal ingepland en uitgevoerd worden? Het antwoord is vaak “neen”.

Om een efficiënte oplossing te bieden organiseerden Arinto en TOPdesk op 29 oktober 2019 een seminarie “Van burgermelding naar optimale planning” in het Provinciehuis in Leuven. Tijdens het seminarie ontdekten afgevaardigden van diverse steden en gemeenten hoe ze snel en efficiënt burgermeldingen kunnen inplannen én uitvoeren dankzij een koppeling van de Arinto planning software met de service management software van TOPdesk. De steden van de toekomst? Die kiezen voor digitalisering.

Wij hadden na het seminarie een kort gesprek met Kristof Briers, samen met Koen Van
Wijmeersch managing partner en eigenaar van Arinto. Bent u benieuwd naar de voordelen van Arinto voor jouw stad of gemeente? Ontdek het hieronder!

Van burgermelding naar optimale planning!

Kristof, Arinto organiseerde zonet samen met TOPdesk een seminarie voor steden en gemeenten. Welke problemen ervaren steden en gemeenten vaak op het gebied van planning?

Kristof: Steden en gemeenten kampen met een aantal problemen. Het grootste probleem is dat de planning meestal niet gecentraliseerd is. Daardoor hebben steden en gemeenten vaak geen duidelijk overzicht van wat er concreet moet gepland en uitgevoerd worden.

Uit de debatten vandaag bleek duidelijk dat steden en gemeenten onvoldoende controle hebben over de kwaliteit van hun planning. Plannen we eigenlijk wel volgens wat er nodig is? Zijn we onze mensen optimaal aan het benutten? Hebben we voldoende zicht op bezettingseisen? Kunnen we hieruit een goede capaciteitsplanning opmaken?

Vaak denken en plannen steden en gemeenten “lukraak”. Met de beste bedoelingen maar niet optimaal dus. De planning ontstaat vaak chaotisch, op basis van meldingen die via diverse kanalen binnenkomen. 

Daarbij moeten steden en gemeenten heel vaak nog zaken overtypen en is er meestal geen terugkoppeling, bijvoorbeeld van wat er effectief uitgevoerd is en of dit volgens de planning verlopen is.

 

Hoe kan Arinto steden en gemeenten helpen?

Kristof: Arinto geeft steden en gemeenten inzicht in de opdrachten en workload die op hen afkomen, mede dankzij onze integratie met hun meldingenbeheersysteem. Verder kan Arinto ook de controle voeren over wat er uitgevoerd werd volgens de planning.

“Meten is weten is uitvoeren”. Je plant iets en volgt op. Wordt het uitgevoerd volgens de planning? Doet men er langer over dan gedacht? Of andersom: gaat iets sneller dan verwacht? Klopt de planning met de werkelijkheid? Deze input is voor steden en gemeenten noodzakelijk om hun planning voortdurend te verbeteren.

 

Hoe zou je Arinto in drie woorden beschrijven?

Kristof: Geïntegreerd. Efficiënt. Laagdrempelig.

 

Hoe lang duurt een integratietraject ongeveer?

Kristof: TOPdesk met Arinto koppelen, of Arinto opzetten en data in de software zetten, is voor een kleine of grote stad in principe hetzelfde werk. De doorlooptijd van een traject hangt dan ook vooral af van welke en hoeveel stadsdiensten de software zullen gebruiken.

Het IT-traject – als je dit al zo zou kunnen noemen aangezien het om een eenvoudige koppeling gaat – neemt slechts 20% van de integratietijd in beslag. Dat is 2 tot 3 dagen van de totale doorlooptijd.

Het merendeel van de tijd zit met andere woorden in de acceptatie bij de eindgebruikers: we leiden openbare diensthoofden en planners on the job op. Zo kunnen ze de planning steeds meer en uiteindelijk helemaal op zich nemen. 

 

Hoe verloopt een traject van A tot Z?

Kristof: We beginnen altijd met een toelichting tijdens een voortraject. We luisteren naar de behoeften en we vertellen hoe we kunnen helpen… Daarna illustreren we de koppeling van TOPdesk en Arinto. Onze planning software krijgt tijdens deze demo virtuele burgermeldingen binnen vanuit de service management software van TOPdesk.

Wij plannen die virtuele meldingen vervolgens in. Daarna worden ze ook virtueel uitgevoerd door de betreffende stadsdiensten. Tot slot sturen we de registraties en terugkoppeling ook terug naar TOPdesk. We doorlopen dus de hele flow van burgermelding tot planning, uitvoering en terugkoppeling.

Als we nadien een traject starten dan wordt het IT-stuk vaak eerst en petit comité opgepakt. We koppelen Arinto dan met de tijdregistratiesystemen en met TOPdesk, we dragen data over uit andere systemen… Als alles feilloos werkt dan concentreren we ons op de acceptatie bij de eindgebruikers. We leiden dan meestal diverse diensthoofden van de groendienst, wegen en verkeer, het patrimonium… op om de software efficiënt te gebruiken.

Na de eerste demo, als er interesse is, starten we de technische implementatie. Daarna voeren we al snel – afhankelijk van het aantal diensten – een live traject door. Een erg makkelijk en eenvoudig implementatietraject!

 

Welke hinderpalen zien steden en gemeenten vaak wanneer ze Arinto overwegen?

Kristof: Het gaat hier natuurlijk over digitalisering. Niet iedereen ziet dat meteen zitten. Je ziet bijvoorbeeld dat de voordelen van de digitalisering vooral liggen bij de stadsdiensten zelf en de burger die erom vraagt. De uitvoerende diensten op het terrein zien hier echter niet altijd meteen de voordelen van in. Daarom is het ook zo belangrijk om een goede gebruikersacceptatie te garanderen.

 

Wat is het antwoord van Arinto hierop?

Kristof: We zorgen dat onze digitalisering op een laagdrempelige manier naar de eindgebruiker of uitvoerende medewerker komt. We geven de medewerkers die digitaal het sterkst aangelegd zijn als eerste toegang. De andere medewerkers volgen dan meestal vanzelf. 

De valkuilen voor de implementatie van nieuwe software liggen vooral in de acceptatie van medewerkers die de digitalisering eigenlijk niet willen omarmen. Daarom moeten wij zorgen voor laagdrempelige technologie, zodat de juiste gebruikersprofielen snel tot acceptatie komen.

 

Heb je nog inzichten die je wil delen naar aanleiding van het seminarie van vandaag?

Kristof: Veel steden en gemeenten vertelden ons dat ze nog op de klassieke, logge, administratieve manier te werk gaan. Burgermeldingen beheren en plannen is dan ook een must.

Maar… hiervoor is een digitale technologische onderlaag nodig die makkelijk integreert, die voor efficiëntieverhoging zorgt en die laagdrempelig genoeg is om breed geaccepteerd te worden.

Daar kunnen wij met Arinto zeker voor zorgen!

Bedankt voor de boeiende inzichten Kristof. Wij wensen jullie nog veel mooie integratieprojecten toe en we hopen dat steden en gemeenten dankzij Arinto en TOPdesk een optimale planning kunnen opstellen.

Een optimale planning voor jouw stad of gemeente?

Heb je vragen over de mogelijkheden van Arinto voor steden en gemeenten? 

Wil je Arinto graag live aan het werk zien? Aarzel niet om ons te contacteren. We komen graag langs voor een boeiende demo van onze planning software.

lees meer
Planning voor Steden en Gemeenten

Wij zijn verhuisd!

De meeste onder jullie wisten dat wij momenteel gevestigd waren in het mooie officecenter te Haasrode. Wij merkten dat onze groei ons meer en meer naar een eigen plekje duwde en dat hebben we gevonden in de Klein Dalenstraat 45A te Herent. In dit trendy pand zullen wij verder werken aan de uitbouw van Arinto.

lees meer
Wij zijn verhuisd!

5 Ways to Make Employee Scheduling Easy

Employee scheduling is an important concern for every business manager. Managers can feel the pressure mounting when there is a lack of an effective scheduling process. Similarly, it hurts employee morale when they do not have a schedule that serves their skills and needs. To make matters worse, often the person in charge of staff scheduling is dealing with piles of timetables, schedules, availability calendars, and employee requests that they must managed manually or on a large spreadsheet. Some schedulers dedicate whole days or even weeks to developing, publishing, and editing employee schedules!

There are dozens of schedule-related problems that need the attention of managers and staff alike. A well-managed schedule keeps the organization moving and resolves many complex situations. Let’s take a look at five ways to make the process easier.

1. Know your team
The first step to effective employee scheduling is to create list of staff who are currently working for your business or department. Along with their names and roles, you should also keep contact information handy, as well as any relevant skills and certifications. Additional information can include whether they’re part-time or full-time, as well as any overtime restrictions.

2. Create a process for staff availability
Give employees a chance to communicate their preferred work hours. Giving staff the option to voice their preferences offers managers a way to promote a collaborative environment. Additionally, knowing employee preferences can allow you to place staff in an available work shift that’s convenient for both parties. Availability can be kept in a calendar format or as a form. Employees should be able to pick more than one preferred shift. They should also be aware that they may sometimes have to work others shifts to cover all open business hours.

3. Make the schedule easily accessible
Once you’ve created the schedule, make sure that it is easy for staff members to view and access it. Often times, staff members can forget to look at the schedule if it is not in an easily visible place. Moreover, it’s easy for staff members to lose or misplace paper copies of their individual schedules. If the staff doesn’t have easy access to the schedule, they will often show up late to work (if they show up at all).

4. Plan for the worst
When you design the work schedule, keep the emergency factor in mind. A well designed schedule includes a plan B, so the manager won’t have to panic if any employee doesn’t show up or has to leave for an emergency. Having a well-organized availability chart will help here as well. Managers should also have clearly defined rules about shift trades and absences.

5. Schedule the right person for the job
Use your staff list to ensure that you are scheduling employees according to their talents and skills. Sometimes, especially in understaffed environments, managers are forced to fill the shifts even with staff who do not best suit the jobs. This may get the work done; however, your business will benefit greatly from processes that are perfected versus being just completed. Constantly scheduling staff members in positions that do not suit their preferences or abilities can also have a negative effect on employee morale.

To make employee scheduling easy, you may want to consider replacing the manual management process with a software solution. Effective scheduling software will offer conflict management to produce error-free schedules and deliver the flexibility to handle your particular needs.  However you do your scheduling, covering all your shifts with the right person while making the process more efficient and less stressful should be your ultimate goal.

lees meer
5 Ways to Make Employee Scheduling Easy

Employee Scheduling and Planning

Employee scheduling and planning are two of the most challenging aspects of a manager’s job. They also just so happen to be two of the most important, because scheduling staff creates order and flow for your business. Proper employee scheduling and planning ensure that your staff knows when they are working, so they can focus on their jobs instead of waiting for or having problems with their schedule. Successful scheduling and planning also ensure that essential tasks are covered at the right times.

Challenges of Employee Scheduling and Planning

Employee scheduling requires determining when staff members will work and when you need part-time, full-time, and freelance workers to work. This may sound simple, but you may have staff who cannot work certain days, who need time off for health or family reasons, or who request to work certain times. Couple that with unexpected time off such as sick time, and employee scheduling quickly can become a nightmare. It is best for you to have a policy in place so that employees are required to give a certain amount of advance notice for time off, especially for vacations and surgery.
Employee planning involves a strategic process for systematically identifying and analyzing your organization’s needs in order to determine what you require as far as size, type, and quality of employee personnel for achieving business goals. The goal of employee planning is to identify the optimal combination of experience, knowledge, and skills that employees must possess in order to perform their work and contribute to achieving the business goals. Typically, the employee planning process involves setting a strategic direction, analyzing the workforce, implementing the workforce plan, and evaluating the results.

Employee Scheduling and Planning for the Mobile Workforce

Employee scheduling and planning become even more difficult when managing mobile workers or those in field services. These industries require planning in order to intelligently build credible forecasts and to plan the capacity of your resources for weeks, months, and even years in advance. Once you have your employee planning completed, you must create daily schedules for mobile workers and field techs that include the best possible scenarios and optimize throughout the workday. Workforce management supervisors and managers utilize enterprise mobile workforce management software solutions to automate the process of employee scheduling and planning and to optimize resources.

Benefits of Employee Shift Planning Software

Clearly, attempting to complete the processes of employee scheduling and planning manually is a nearly impossible task, especially if you have a business any larger than a very small one. Employee scheduling and dispatch software solutions are available for businesses of any size, including the enterprise. There are several benefits of using employee scheduling and planning software, which we highlight below:
Kronos reports that labor is the largest controllable expense in healthcare organizations, as labor accounts for more than 50% of all expenses; the healthcare industry is not unique in its labor expenses, which is why ensuring optimal employee scheduling with employee scheduling and planning software solutions is critical to any business’ bottom line
Increasing operational efficiency, as the scheduling and planning software solution saves time and improves work methods by automating the process
Increasing management control, as supervisors and managers have the ability to monitor resources in real time with complete visibility into the employees’ arrival times, departure times, tasks completed, and more
Increasing satisfaction, as workers provide a quick response to customer calls, and staff enjoys the benefits of a schedule the accommodates the work load and fairly divides holidays, weekends, and other less desirable shifts
Employee shift planning may seem like a daunting task, especially for enterprises and those within the mobile workforce industry, but with the right employee scheduling and planning software, you will increase efficiency, productivity, and satisfaction across the board.

lees meer
Employee Scheduling and Planning